Mieter auswählen: Unterlagen, Bonität und ein strukturierter Ablauf

Mieter auswählen: Was dürfen Sie wann fragen? Zur Besichtigung reichen in der Regel Name und Anschrift. Wirtschaftsdaten und Nachweise gehören erst in die Phase, in der jemand eine konkrete Wohnung anmieten will. Eine Bonitätsauskunft macht aus einem Interessenten keinen garantiert zuverlässigen Mieter.

Mieter auswählen: drei Phasen

Die Datenschutzkonferenz unterscheidet bei Mietinteressenten im Wesentlichen drei Zeitpunkte: den Besichtigungstermin, die Erklärung, eine konkrete Wohnung anmieten zu wollen, und die Entscheidung für eine bestimmte Person. In jeder Phase ist nur das zulässig, was für genau diesen Schritt erforderlich ist. Die Orientierungshilfe vom 24. Januar 2024 ist keine abschließende Liste, aber die derzeit maßgebliche gemeinsame Linie der Aufsichtsbehörden.

Dieser Text beschreibt den privaten Auswahlprozess. Er wiederholt nicht das Leistungsangebot der digitalen Maklerdienstleistung. Wer die Vermietung selbst organisiert, findet den Ablauf unter Wohnung vermieten ohne Makler.

Was zur Besichtigung genügt

Wer nur besichtigen will, muss in der Regel keine Auskunft über Einkommen, Arbeitgeber oder Schulden geben. Zulässig sind Angaben zur Identifikation: Name, Vorname und Anschrift. Einen Personalausweis dürfen Sie sich zeigen lassen und den Umstand der Prüfung notieren. Eine Ausweiskopie ist nach der Orientierungshilfe nicht erforderlich und damit unzulässig.

Fragen Sie bei einer geförderten Wohnung nur das, was für einen sinnvollen Besichtigungstermin nötig ist, etwa ob ein Wohnberechtigungsschein vorliegt. Eine Kopie des Scheins gehört nicht in die Besichtigung, weil dort weitere Haushaltsnamen stehen.

Wenn jemand die Wohnung anmieten will

Sobald Interessenten erklären, diese Wohnung anmieten zu wollen, entsteht ein vorvertraglicher Kontakt. Dann dürfen Sie fragen, was mit dem Mietverhältnis in einem objektiven Zusammenhang steht. Die Orientierungshilfe nennt unter anderem:

• Anzahl der einziehenden Personen und ob es sich um Kinder oder Erwachsene handelt, ohne weitere Daten zu diesen Personen, sofern sie nicht selbst Mietpartei werden
• ein eröffnetes und noch nicht abgeschlossenes Verbraucherinsolvenzverfahren
• das für die Miete verfügbare Einkommen, nicht automatisch Gehaltsabrechnungen aller Besucher
• Haustiere, wenn der Mietvertrag eine Zustimmung vorsieht

Der Familienstand ist nicht schon deshalb erforderlich, weil Ehegatten manchmal gemeinsam haften. Haften tut nur, wer den Vertrag auch schließt. Eine Selbstauskunft mit Einwilligungsklausel ist nach der Orientierungshilfe der falsche Weg: Wo eine gesetzliche Grundlage trägt, darf die Auskunft nicht als freiwillige Einwilligung verpackt werden. Und eine Einwilligung ist nicht frei, wenn der Vertrag sonst nicht zustande kommt.

Deshalb fragen Sie nach Einkommen und Bonität erst, wenn Sie den Mieter auswählen und ein konkretes Mietinteresse vorliegt.

Einkommen und Bonität einordnen

Einkommen sagt, ob die Miete aus dem laufenden Geld tragbar erscheint. Es sagt nicht, ob jemand pünktlich zahlt. Eine Bonitätsauskunft sagt etwas über bestimmte negative Zahlungserfahrungen, nicht über den Menschen insgesamt.

Die Aufsichtsbehörden lassen eine Bonitätsauskunft über Mietinteressenten frühestens zu, wenn der Vertrag nur noch von dieser Prüfung abhängt. Verlangt werden darf keine allgemeine Selbstauskunft der Auskunftei. Zulässig ist eine auf das Mietverhältnis zugeschnittene Auskunft. Nach dem Beschluss der Datenschutzkonferenz zu Bonitätsauskünften gegenüber Vermietern gehören dazu vor allem Informationen aus öffentlichen Schuldner- und Insolvenzverzeichnissen und bestimmte offene Negativdaten oberhalb einer Bagatellgrenze. Scorewerte, die darüber hinausgehen, dürfen Vermietern danach nicht übermittelt werden. Liegen schon ausreichende Nachweise vor, ist eine zusätzliche Abfrage bei der Auskunftei nicht zulässig.

Bitten Sie die Person, eine solche eng begrenzte Auskunft selbst anzufordern, statt alle Interessenten schon zur Besichtigung zu einer Schufa-Auskunft aufzufordern. Und behandeln Sie das Papier als Hinweis, nicht als Garantie. Auch ein unauffälliger Nachweis schließt Zahlungsausfälle nicht aus.

Mieter auswählen: einheitliche Kriterien

Legen Sie die Kriterien fest, bevor die erste Anfrage kommt, und wenden Sie sie in derselben Phase auf alle an. Sinnvolle, sachliche Kriterien sind zum Beispiel: die Wohnung passt zur Personenzahl, das verfügbare Einkommen deckt Miete und Lebenshaltung nach Ihrer vorher festgelegten Spanne, es liegt kein offenes Insolvenzverfahren vor, die gewünschte Mietdauer passt zur Wohnung.

Ungeeignet sind Kriterien, die Sie nicht bei allen prüfen können oder die nichts mit der Wohnung zu tun haben: Eindruck beim Smalltalk, Herkunft, Alter als einziges Merkmal, Sympathie. Schreiben Sie die Absage kurz und ohne Eigenschaften, die Sie nicht erhoben haben.

Speichern und löschen

Bewahren Sie Unterlagen nur so lange auf, wie Sie sie für die Auswahl oder für die Abwehr von Ansprüchen brauchen. Wer nicht den Zuschlag bekommt, hat nach der Orientierungshilfe einen Anspruch darauf, dass die Daten gelöscht werden, sobald der Zweck entfallen ist. Legen Sie dafür einen Termin fest, etwa unmittelbar nach Vertragsabschluss mit einer anderen Person, und löschen Sie auch E-Mail-Anhänge, nicht nur den Fragebogen.

Geben Sie Auskünfte nicht an andere Interessenten oder in Messenger-Gruppen weiter. Wenn Sie eine Verwaltung oder einen Dienstleister einschalten, bleibt die Verantwortung für den Umfang der Daten bei Ihnen.

Diskriminierungsfreie Auswahl

Eine Benachteiligung aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft ist bei der Vermietung auch außerhalb von Massengeschäften unzulässig (§ 19 Abs. 2 AGG). Für weitere Merkmale wie Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität gilt das zivilrechtliche Benachteiligungsverbot vor allem bei Massengeschäften. Die Vermietung von Wohnraum ist in der Regel kein solches Massengeschäft, wenn der Vermieter insgesamt nicht mehr als 50 Wohnungen vermietet (§ 19 Abs. 5 Satz 3 AGG). Das ist keine Erlaubnis, nach Herkunft oder anderen persönlichen Merkmalen auszuwählen. Es beschreibt nur, welcher gesetzliche Anspruch in welchem Fall greift.

Sachliche Unterschiede, etwa die Tragbarkeit der Miete oder die Personenzahl, sind etwas anderes als eine Auswahl nach einem verbotenen Merkmal. Formulieren Sie Inserat und Absage so, dass nur die sachlichen Kriterien vorkommen.

Prozesscheckliste: Mieter auswählen

1. Kriterien und Einkommensspanne aufschreiben, bevor das Inserat online geht.
2. Besichtigung nur mit Name und Anschrift, Ausweis zeigen lassen, nicht kopieren.
3. Nachweise erst von Personen anfordern, die diese Wohnung anmieten wollen.
4. Dieselbe Fragenliste und dieselbe Frist für alle in dieser Phase.
5. Bonitätsauskunft nur eng und erst, wenn der Vertrag davon abhängt.
6. Entscheidung dokumentieren: welches Kriterium den Ausschlag gegeben hat.
7. Unterlagen der Absagen löschen, sobald der Zweck entfallen ist.

Quellen

• Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, 24. Januar 2024
• Datenschutzkonferenz, Beschluss zu Bonitätsauskünften über Mietinteressenten
• § 19 AGG, zivilrechtliches Benachteiligungsverbot
• Art. 6 DSGVO, Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Verordnung (EU) 2016/679